طراحی و ایجاد نظام مدیریت عملکرد، پاداش و انگیزش کارکنان

یک سیستم مدیریت عملکرد موثر شامل چه چیزی است؟ چرخه مدیریت عملکرد چیست و چگونه می تواند انگیزه عملکرد عالی باشد؟
مدیریت عملکرد زمینه آسانی برای پیمایش نیست. به طور مداوم در حال تغییر است، بنابراین نیاز به یک سیستم مدیریت عملکرد موثر است. روندهای جدید مدیریت عملکرد هر سال ظاهر می شود و متأسفانه، اغلب اوقات، بخش های منابع انسانی آن را کاملاً اشتباه می گیرند.این باعث می‌شود که کارمندان احساس بی‌انگیزی، بی‌انگیزی و بی‌تفاوتی کنند. مدیران از سطوح ضعیف عملکرد تیمی و فردی کارکنان ناامید هستند. خوشبختانه، شرکت‌های بیشتری اکنون متوجه اهمیت (و مزایای ناشی از آن) سیستم‌های مدیریت عملکرد مؤثر می‌شوند. اولین قدم برای احیای و بهبود فرآیندهای عملکرد فعلی شما این است که بفهمید یک سیستم مدیریت عملکرد موثر چیست.

برای انجام این کار، در طول این مقاله به سوالات زیر می پردازیم:

مدیریت عملکرد چیست؟ (مدیریت عملکرد تعریف شده)
هنگام بحث در مورد مدیریت عملکرد، بسیاری از مردم بلافاصله به فرآیند بررسی عملکرد سالانه فکر می کنند. اما ارزیابی عملکرد تنها یکی از اجزای آن چیزی است که به عنوان مدیریت عملکرد در نظر گرفته می شود. یکی از بهترین تعاریف مدیریت عملکرد توسط مایکل آرمسترانگ در کتابچه راهنمای مدیریت عملکرد ارائه شده است که چرخه مدیریت عملکرد آرمسترانگ را با دقت و به وضوح بیان می کند:

​"مدیریت عملکرد فرآیند مستمر بهبود عملکرد با تعیین اهداف فردی و تیمی است که با اهداف استراتژیک سازمان همسو باشد، برنامه ریزی عملکرد برای دستیابی به اهداف، بررسی و ارزیابی پیشرفت، و توسعه دانش، مهارت ها و توانایی های سازمان. مردم."

یک نکته کلیدی در اینجا این است که مدیریت عملکرد یک فرآیند مستمر است - نه یک فعالیت "یکباره" سالیانه. بنابراین، مدیریت عملکرد کیفیت باید تعدادی از فعالیت‌های مختلف و یکپارچه را گرد هم آورد تا یک «چرخه مدیریت عملکرد» را شکل دهد که در زیر نشان داده شده است.

برای طراحی و ایجاد نظام مدیریت عملکرد، پاداش و انگیزش کارکنان، با بیزیار تماس بگیرید. 

مراحل چرخه مدیریت عملکرد چیست؟
چرخه مدیریت عملکرد
اولین مرحله از چرخه مدیریت عملکرد آرمسترانگ، مرحله "برنامه ریزی" برای دوره آینده است. برنامه ریزی باید شامل موارد زیر باشد:

توافق بر سر اهداف SMART

یک برنامه توسعه شخصی

اقداماتی که باید در ماه های آینده انجام شود

بررسی الزامات شغلی کارمند، به‌روزرسانی مشخصات نقش در صورت لزوم.

از لحاظ تاریخی، سازمان ها تمایل داشتند این مرحله برنامه ریزی را سالی یک بار انجام دهند. با این حال، با چابک‌تر شدن و سریع‌تر شدن محیط کسب‌وکار، بسیاری از سازمان‌ها فرآیندهای خود را برای تعیین اهداف کوتاه‌مدت هر سه ماه یکبار تطبیق می‌دهند. اهداف و ارزش های سازمان باید به برنامه ریزی عملکرد وارد شود تا اطمینان حاصل شود که عملکرد فردی با استراتژی کلی سازمان همسو است. به طور خاص، هر هدف SMART باید در دستیابی به یک یا چند هدف سازمان کمک کند.

در عین حال، برنامه‌ریزی توسعه شخصی باید رفتارها، مهارت‌ها یا دانش‌هایی را در نظر بگیرد که فرد برای دستیابی موفقیت‌آمیز به اهداف و حفظ ارزش‌های سازمان نیاز دارد.

برای طراحی و ایجاد نظام مدیریت عملکرد، پاداش و انگیزش کارکنان، با بیزیار تماس بگیرید. 

به طور سنتی، سازمان‌ها تأکید زیادی بر بخش «بازبینی» از چرخه دارند - اغلب به این دلیل که ارزیابی عملکرد برای اهداف پاداش مورد نیاز است. با این حال، ما همیشه توصیه کرده‌ایم که مراحل «Act» و «Track» از همه مهم‌تر هستند. این مراحل جایی است که عملکرد در واقع ارائه می شود و نتایج حاصل می شود. افراد باید تشویق شوند تا در زمان منظم برای دستیابی به اهداف و برنامه های توسعه شخصی خود برنامه ریزی کنند.

به طور مشابه، مدیران باید به طور منظم با کارکنان خود چک کنند. آنها باید بازخورد مکرر و مؤثر بدهند و از مهارت های مربیگری برای کمک به اعضای تیم خود برای غلبه بر چالش ها و شناسایی فرصت ها برای یادگیری و بهبود عملکرد استفاده کنند. اگر این امر تا بررسی پایان سال باقی بماند، خیلی دیر شده است - اهداف و برنامه‌های توسعه ممکن است تا حدی محقق شوند.

توجه داشته باشید که در چرخه مدیریت عملکرد بالا، هیچ فلشی بین چهار مرحله وجود ندارد. این به این دلیل است که در واقعیت، مراحل یکی پس از دیگری در جریان نیستند. Act and Track باید در طول سال مستمر باشد. بررسی‌ها ممکن است در هر نقطه‌ای انجام شود و برنامه‌ریزی ممکن است چندین بار در طول سال انجام شود و با تغییر نیازهای کسب‌وکار دوباره مورد بازدید قرار گیرد.

چرخه جدید مدیریت عملکرد مستمر چگونه است؟
از سال 2015، این فلسفه مدیریت عملکرد مستمر توسط سازمان های پیشرو مانند Deloitte، Adobe و General Electric اتخاذ شده است. همه این نام‌های اصلی ارزیابی‌های سنتی عملکرد سالیانه را کنار گذاشته‌اند و به نفع «اعلام حضور» منظم و بازخورد مکرر (یا بلادرنگ) هستند.

این بحث های عملکرد منظم معمولاً توسعه و آینده متمرکز است. آن‌ها در طول سال به اعضای تیم فرصتی می‌دهند تا ببینند چه چیزی خوب پیش رفته است و چگونه می‌توان موفقیت را تکرار کرد، هر چالشی که با آن مواجه شد و چگونه می‌توان بر آنها غلبه کرد—و درباره اقداماتی که هم فرد و هم مدیر برای رشد فرد باید انجام دهند به توافق برسند. و عملکرد خود را بیشتر بهبود بخشند. چنین بررسی‌هایی همچنین فرصتی عالی برای پرداختن به توسعه کارکنان و در عین حال ارائه فرصت‌های آموزشی و تقویت منظم انتظارات عملکرد است.

در اینجا به این صورت است که این فرآیند مدیریت عملکرد مستمر معمولاً در سازمان های پیشرو چگونه به نظر می رسد:

فرآیند مدیریت عملکرد: عناصر اساسی لازم برای مدیریت عملکرد موثر
چند عنصر اساسی در ایجاد یک چارچوب مدیریت عملکرد موثر وجود دارد، از جمله:

تعیین اهداف
شما باید اهداف را از راه درست تعیین کنید. آنها باید معنادار و درک شوند. کارکنان باید زمینه ای در مورد اینکه چرا این اهداف فردی اهمیت دارند و چگونه اهداف سازمانی را پیش می برند، داشته باشند. وقتی کارمندان بدانند - و واقعاً بفهمند - به نقش‌هایشان اهمیت بیشتری می‌دهند و بسیار درگیر خواهند شد.

تعیین هدف یک فرآیند مشارکتی است و باید باشد که شامل ملاقات با کارکنان و شفاف بودن در مورد اهداف، جهت و موانع شرکت است. با استفاده از این اطلاعات، کارکنان می توانند اهدافی را ایجاد کنند که مکمل اهداف سازمانی باشد و تصمیمات روزانه برای پیشبرد این اهداف اتخاذ کنند. علاوه بر این، هنگامی که کارمندان در صندلی راننده قرار می گیرند و اجازه می دهند اهداف خود را توسعه دهند (قبل از تایید آنها توسط مدیر خط خود)، احساس استقلال و مالکیت بیشتری بر کار خود را تجربه می کنند. این امر به ناچار منجر به بهبود عملکرد کارکنان می شود.

ارتباطات و همکاری شفاف
کارمندان می‌خواهند - و شایسته - هستند - مدیران و رهبرانشان همیشه باز و معتبر باشند. آن‌ها نمی‌خواهند زمانی که شرکت‌هایشان روزهای سختی را سپری می‌کنند، به خصوص در بحبوحه همه‌گیری کووید-۱۹، در تاریکی نگه داشته شوند. آنها می خواهند در جریان اطلاعات مربوطه قرار بگیرند. علاوه بر این، آنها خواهان برقراری ارتباط در زمان واقعی و ایجاد روابط سالم با همکاران و مدیران خود هستند. این شامل بازخورد منظم و بحث صادقانه خواهد بود - حتی زمانی که چنین ارتباطی دشوار یا ناراحت کننده باشد.

شناسایی کارکنان
یک سیستم مدیریت عملکرد موثر باید شناخت و پاداش کارکنان را در اولویت قرار دهد. کارمندان باید به خاطر کاری که انجام می‌دهند و تلاشی که انجام می‌دهند احساس ارزشمندی و قدردانی کنند. اگر شناسایی کارمندان در اولویت نباشد، به احتمال زیاد تأثیر منفی بر جابجایی داوطلبانه شما خواهد داشت.

بازخوردها و بررسی های صادقانه و منظم مورد نیاز است——هرچه بازخورد مکرر و دقیق تر باشد، عملکرد فردی بهتر است. به همین سادگی است. کارمندان می خواهند بینش منظمی در مورد کار خود داشته باشند و هر چه کارکنان در مورد عملکرد خود اطلاعات بهتری داشته باشند، بهتر می توانند بهبود یابند.

توسعه کارکنان
هیچ کارمند بلندپرواز بلندپروازانه ای نمی خواهد در یک شرکت درازمدت بدون تقویت و توسعه مهارت ها باقی بماند. پیشرفت و توسعه برای کارکنان مهم است - ناگفته نماند، شرکت ها زمانی سود می برند که کارکنان ماهرتر و توانمندتر باشند.

بنابراین، مدیریت عملکرد موثر کارکنان دقیقاً چیست؟
وجود تمام عناصر چرخه مدیریت عملکرد بسیار مهم است، اما این لزوما به مدیریت عملکرد موثر برای سازمان شما منجر نمی شود. عوامل زیادی در بازی وجود دارد، مانند:

داشتن مشارکت از رهبری و مدیریت ارشد تا مدیریت عملکرد

اطمینان از اینکه چرخه مدیریت عملکرد مستمر است و یک فرآیند سالانه نیست

اطمینان از اینکه مکالمات و بررسی‌های عملکردی معنادار هستند و تمرین‌های «تیک باکس» نیستند

پیاده سازی آسان نرم افزار مدیریت عملکرد که از مدیریت عملکرد موثر پشتیبانی می کند و فعالیت های مدیریت عملکرد را به شما می دهد

مهارت ها و تمایل مدیران شما برای ارائه مدیریت عملکرد موثر به صورت روزانه.

برای طراحی و ایجاد نظام مدیریت عملکرد، پاداش و انگیزش کارکنان، با بیزیار تماس بگیرید. 

چه چیزی سیستم های مدیریت عملکرد را ناکارآمد و بی انگیزه می کند؟
به طرز غم انگیزی، تنها حدود 14 درصد از سازمان ها گزارش می دهند که از سیستم های مدیریت عملکرد فعلی خود راضی هستند. اگر هوشیار نباشید، فرآیندهای مدیریت عملکرد اغلب می توانند ناکارآمد و معکوس شوند.

در زیر چند راه برای این اتفاق وجود دارد:

سیستم شما منصفانه یا دقیق نیست
این اغلب زمانی اتفاق می‌افتد که بررسی‌های سالانه بر مدیریت عملکرد مستمر ترجیح داده شود. به هر حال، چگونه می توان یک کارمند را به طور منصفانه و دقیق ارزیابی کرد و با آن رفتار کرد، وقتی کل عملکرد سال آنها در یک جلسه خلاصه می شود؟ آیا مدیران می‌توانند تمام رویدادهای مربوط به یک سال پیش را به خاطر بسپارند - و چگونه کارمند سطوح مناسب بازخورد، انگیزه، حمایت و شناخت را دریافت خواهد کرد؟ در واقع——اگر هیچ رابطه ای موجود و قابل اعتماد بین کارمند و مدیر وجود نداشته باشد، چگونه بررسی سالانه می تواند منصفانه باشد؟

مدیرانی که مدیریت عملکرد کارکنان را به‌عنوان تمرینی ​در نظر می‌گیرند
این زمانی اتفاق می‌افتد که مدیران مراحل را طی می‌کنند، بررسی می‌کنند و بازخورد ارائه می‌کنند، اما آنها به سادگی به این روند پاسخ می‌دهند. این مدیران ممکن است از ابزار مفیدی مانند اهداف توسعه شخصی استفاده کنند و حداقل کار را با کارمندان انجام دهند، بدون اینکه آنها را بازبینی و تجدید نظر کنند. این یک علامت هشدار بزرگ از یک سیستم مدیریت عملکرد ناکارآمد است. اگر مدیران شما را ترک کنند، کارمندان شما به زودی از این روند پیروی خواهند کرد.

سیستم های کاغذ و قلم هنوز در حال استفاده هستند
کسب‌وکارها این روزها می‌توانند آنقدر سریع رشد کنند که سیستم‌های کاغذ و قلم زائد شوند. این روزها، فناوری مقرون به صرفه تر، ساده تر و در دسترس تر از همیشه است. برای اینکه شرکت ها واقعاً مؤثر باشند، باید بیشتر روی فناوری کارآمد و با کاربری آسان سرمایه گذاری کنند.

سیستم شما بیشتر بر ارزیابی متمرکز است تا مربیگری - یکی از راه‌هایی که باعث می‌شود کارمندان از بحث‌های مربوط به عملکرد وحشت داشته باشند این است که هر بار که صحبتی انجام می‌دهند احساس کنند قرار است توسط مدیرشان مورد قضاوت قرار گیرند. مدیران به جای از بین بردن کارمندان، باید مربی باشند. آنها باید به جای دیکتاتوری و بی حوصلگی، حمایت کننده و تشویق کننده باشند.

برای طراحی و ایجاد نظام مدیریت عملکرد، پاداش و انگیزش کارکنان، با بیزیار تماس بگیرید.