چگونه رویداد خوب برگزار کنیم؟

 وقتی داشتم اولین رویدادم را سازماندهی می کردم، درباره قانون خنده دار صورت اردک به من گفتند. این قانون می گوید که از بیرون باید آرام و آرام به نظر برسید. اما در واقع شما با انرژی با پاهای خود در زیر آب پارو می زنید تا خود را شناور نگه دارید. با این حال، هیچ کس نباید در مورد آن پی ببرد. تا به امروز، من هنوز معتقدم که این با ارزش ترین قانون است.

برگزاری یک رویداد کار ساده ای نیست. اما من می توانم 10 نکته کلیدی را که باید به خاطر داشته باشید تا همه چیز خوب پیش برود، شناسایی کنم.

1. هدف و قالب را تعریف کنید

بسیار واضح به نظر می رسد، اما ارزش دارد که یک رویکرد انتقادی به این موضوع داشته باشیم. هدف خود را تا حد امکان به طور خاص تنظیم کنید: آیا می خواهید دانش را به شرکت کنندگان منتقل کنید؟ ابراز قدردانی از شرکا؛ جمع آوری بودجه برای یک پروژه یا ارائه لذت زیبایی شناختی به مهمانان؟ قالب رویداد به پاسخ بستگی دارد: مفهوم، زمان و مدت زمان، توزیع نقش در تیم، چیدمان سالن، پذیرایی و صدا.

سعی کنید در قالب های سنتی گیر نکنید. نگاهی به "unconference"، PechaKucha، فرمت TED، برانچ های موضوعی، رویدادهای آنلاین، رویدادهای فضای باز بیندازید. آنچه اهمیت دارد این است که قالب شما به دستیابی به هدف رویداد کمک می کند.

2. به برنامه ریزی توجه کافی داشته باشید

این طرح باید شامل تدارکات، محتوا و ارتقای رویداد باشد. یک سند در دسترس کل تیم ایجاد کنید که در آن هر عضو بتواند وظایف دیگران و تصویر بزرگ را ببیند. ابتدا فهرستی از وظایف اصلی تهیه کنید و سپس آن ها را تا حد امکان با جزئیات در قالب مراحل خاصی که باید تکمیل شوند، مشخص کنید. تعیین بازه زمانی در برنامه مهم است: زمان لازم برای تکمیل یک کار. اغلب دست کم گرفته می شود و آماده سازی کندتر از آنچه انتظار داشتید پیش می رود.

برای برنامه ریزی می توانید از قالب های گوگل، برنامه هایی مانند Asana، Trello، Podio، GanttPro، Teamweek استفاده کنید. حتی اکسل ساده هم شما را ناامید نمی کند.

3. پیش نویس بودجه خود را با در نظر گرفتن شرایط غیر قابل پیش بینی تهیه کنید

به لیست وظایف نگاه کنید و آنها را در بودجه خود منعکس کنید. همچنین ارزش آن را دارد که در مورد شرایط غیر قابل پیش بینی به ذخیره فکر کنید. به عنوان مثال، یک اتفاق در کار من رخ داد که در روز یک رویداد در فضای باز باران بارید. ما مجبور شدیم بلافاصله مکان را تغییر دهیم و تمام وسایل و اثاثیه را حمل کنیم. بهتر است از قبل به این گونه موارد فکر کنید و از نظر مالی برای آنها آماده باشید.

به عنوان یک گزینه، می توانید از این الگوی بودجه استفاده کنید، آن را تطبیق دهید یا الگوی خود را ایجاد کنید.

4. شیطان در جزئیات است

اگر می خواهید مهمانان خود را به طرز دلپذیری غافلگیر کنید، به همه چیز با کوچکترین جزئیات فکر کنید: چگونه ثبت نام می کنند، چه کسی از شرکت کنندگان استقبال می کند و چگونه، چه موسیقی پخش می شود، آیا گوشه عکس جالبی دارید، ارائه های شما چگونه به نظر می رسد و چگونه است. آیا تیم شما لباس پوشیده است، در زمان استراحت چه کاری انجام دهید.

به عنوان مثال، در حین ثبت نام، به شرکت کنندگان می توان این شانس را داشت که در یک کلاس کارشناسی ارشد کوتاه شرکت کنند، بازی کنند یا یک ویدیوی اطلاعاتی را تماشا کنند.

سعی کنید مردم را غافلگیر کنید و افکت واو را ایجاد کنید، در معمولی ترین چیزها از انتظارات آنها فراتر بروید. این دقیقاً همان چیزی است که حس یک رویداد را ایجاد می کند.

5. مکان را بررسی کنید و طرح B داشته باشید

همیشه در مرحله انتخاب، مکان را شخصاً بررسی کنید. در غیرمنتظره ترین لحظه ممکن است معلوم شود که تهویه مطبوع در سالن به درستی کار نمی کند، توالتی برای معلولان وجود ندارد یا تجهیزات از در عبور نمی کنند. بنابراین، چنین مسائلی را از قبل بررسی کنید.

یک بار کنفرانسی برای 50 نفر برگزار کردم و یک ساعت بعد از این رویداد، صاحب فضا بدون ارائه هیچ توضیحی خواست که مکان را تخلیه کند. در نهایت یک جلسه آموزشی یک ساعته را با شرکت کنندگان در پارکی نزدیک گذراندیم تا اینکه فضای جدیدی پیدا کردیم. ممکن است فکر کنید که چنین موقعیتی برای شما اتفاق نخواهد افتاد، اما همیشه بهتر است یک برنامه B داشته باشید.

6. تخصیص مسئولیت ها

توزیع وظایف بین اعضای تیم نه تنها در مرحله آماده سازی بلکه در طول رویداد بسیار مهم است. تخصیص مسئولیت ها بر اساس منطقه به عنوان مثال، شخصی مسئول منطقه ثبت نام است، شخص دیگری مسئول احوالپرسی با سخنرانان، شخص دیگری برای تجهیزات، پذیرایی، ارتباط با مطبوعات و غیره. در تمام مدت رویداد مسئول باشد.

به هر یک از اعضای تیم یک سند با مسئولیت های تعیین شده بدهید تا همه بدانند برای هر موضوع خاص با چه کسی تماس بگیرند.

7. به مخاطبان خود در مورد رویداد بگویید

زمان مورد نیاز برای تبلیغ موفق یک رویداد را دست کم نگیرید. نوع رویداد، مخاطبان هدف، منابع داخلی و بودجه، همگی رویکرد بازاریابی شما را تعیین می کنند. هنگام انتخاب شرکای رسانه ای خود، بر کسانی تمرکز کنید که مخاطبان شما را هدف قرار می دهند. بهتر است چند شریک اما هدفمند داشته باشید، به جای اینکه درباره رویداد با همه صحبت کنید.

همچنین مهم است که یک پیام کلیدی ایجاد کنید که در همه کانال ها پخش شود. مطمئن شوید که مختصر است و ایده رویداد را به طور دقیق به مخاطبان شما منتقل می کند.

8. به خدمات توجه کنید

مطمئن شوید که تیم شما از قانون صورت اردک پیروی می کند. با شرکت کنندگان، سخنرانان و شرکای دوستانه رفتار کنید. سعی کنید به مشکلات یا سوالات آنها رسیدگی کنید و انتظارات آنها را برآورده کنید، حتی اگر احساس خستگی می کنید و همه چیز طبق برنامه پیش نمی رود. در پایان، چیزی که مردم به خاطر می آورند این است که چگونه با آنها رفتار می شود و جو آن چیزی است که سخنران روی صحنه می گوید.

9. بررسی نهایی را 24 ساعت قبل از رویداد انجام دهید

اطمینان حاصل کنید که شرکت کنندگان را از نحوه رسیدن به مکان آگاه کرده اید، همه مهمانان مهم را دعوت کرده اید و مواد چاپی، محتوای صوتی و تصویری را آماده کرده اید. بررسی کنید که آیا همه وظایف و مسئولیت های خود را می دانند و آیا فضا آماده است یا خیر. برای این منظور می توانید چک لیستی مانند این را تهیه کنید.

چک لیست مشابهی را می توان برای آماده سازی بررسی در روز رویداد تهیه کرد: آیا همه چیز سر جای خود است، کار می کند، یا به موقع انجام می شود.

مطمئن شوید که برنامه رویداد را چاپ کنید، اجازه دهید هر یک از اعضای تیم و داوطلبان یک نسخه داشته باشند. علاوه بر این، شماره تلفن تماس اصلی را برای ارتباط با یکدیگر در مواقع اضطراری به همه بدهید.

10. بازخورد بخواهید

احتمالاً بعد از این رویداد خسته و خوشحال خواهید شد، اما ارزیابی عینی از نحوه انجام همه چیز برای شما دشوار خواهد بود. به همین دلیل است که از شرکت کنندگان بخواهید در پایان رویداد یک فرم ارزیابی چاپی یا زمانی که به خانه می رسند یک فرم آنلاین را تکمیل کنند. از آنها بخواهید جنبه های مختلف رویداد را ارزیابی کنند: تدارکات، سخنرانان، مکان ها و کار برگزارکنندگان. این اطلاعات به شما کمک می کند تا از اشتباهات در آینده جلوگیری کنید و کیفیت رویدادهای خود را بهبود بخشید. در صورت امکان، از طریق شبکه های اجتماعی بازخورد دریافت کنید یا در پایان یک رویداد نظرات ویدیویی را ضبط کنید. اگر رویداد شما دوباره برگزار شود، این به کار خواهد آمد.

هر رویدادی که برگزار می کنید، خوش بین باشید و از غافلگیری نترسید و رویداد شما موفقیت آمیز خواهد بود!